Dernière mise à jour : Avril 2026

Entre les soussignés

Uningo SRL, société de droit belge dont le siège social est établi à Woluwe-Saint-Pierre, Avenue Jules de Trooz 11/5, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0716.908.687, agissant en qualité d’éditrice de la plateforme SOFIA,

ci-après dénommée l’“Éditeur”,

D’une part,

et

le “Client”,

D’autre part,

l’Éditeur et le Client étant ci-après individuellement désignés une “Partie” et ensemble les “Parties”.

Préambule

L’Éditeur a développé, commercialise et exploite une plateforme logicielle en mode SaaS (Software as a Service)  accessible aux associations philanthropiques comme à leur bailleurs de fonds (toutes personnes morales finançant, cofinançant, attribuant, gérant, suivant ou évaluant des soutiens financiers, appels à projets, subventions, partenariats, dons, mécénats ou programmes d’impact)  sous le nom SOFIA .

Pour les  bailleurs de fonds, SOFIA permet  de structurer et piloter des financements à impact.  En particulier Sofia permet de publier et diffuser des Appels, recueillir et organiser des Dossiers, structurer les échanges avec les Candidats, suivre les projets soutenus, collecter des rapports narratifs, financiers ou d’impact, et consolider certaines données utiles au pilotage d’un portefeuille de financements ou d’un Programme et de communiquer au grand public son identité, sa mission, ses offres de fiancements et appels à projet, ses événements ou certains éléments agrégés d’impact.

Le Client souhaite faire usage de tout ou partie des Services proposés via SOFIA et, le cas échéant, en ouvrir l’accès à ses préposés, salariés, mandataires, consultants, experts, membres de jury ou autres personnes dûment autorisées sous sa responsabilité.

La présente Convention a pour objet de définir les conditions dans lesquelles l’Éditeur met SOFIA et les Services associés à disposition du Client.

Article 1 – Définitions

Pour l’interprétation et l’exécution de la présente Convention, les termes commençant par une majuscule, qu’ils soient employés au singulier ou au pluriel, auront la signification suivante :

« Appel » : tout appel à projets, appel à candidatures, appel à manifestation d’intérêt, programme de financement, dispositif de soutien, programme de mécénat, programme de sponsoring, programme d’impact ou tout autre mécanisme par lequel le Client sollicite, reçoit, examine, sélectionne, suit ou encadre des candidatures ou projets.

« Appel externe » : tout Appel publié via SOFIA ou rendu visible au travers des Services, pour lequel le dépôt de candidature s’effectue hors de SOFIA, au moyen d’un lien externe déterminé par le Client.

« Association parrainée » : toute association bénéficiant d’un Parrainage dans le cadre des Services.

« Avantage complémentaire » : tout avantage non monétaire pouvant être proposé par le Client dans le cadre d’un Appel ou d’un Programme, en complément ou en alternative à un soutien financier, y compris notamment un abonnement à SOFIA pour le bénéficiaire sélectionné, une ristourne, des heures de prestation offertes, un produit gratuit, un accompagnement spécialisé, une aide marketing, juridique, photographique, de communication, d’impression ou tout autre avantage en nature ou en services.

« Candidat » : toute personne morale, et en particulier toute association, fondation, structure à impact ou autre organisation, qui soumet ou est susceptible de soumettre un Dossier, une candidature, une demande, un rapport ou tout autre élément au Client via ou en lien avec les Services.

« Campagne » : toute communication, sollicitation, diffusion, envoi, notification ou action de communication réalisée par le Client au moyen des Services, notamment en lien avec un Appel, un Programme, un Dossier, une demande de complément ou un suivi.

« Contenu » : toute donnée, information, texte, image, photographie, vidéo, document, pièce jointe, lien, message, formulaire, page publique, campagne, commentaire, note, vote, validation, fichier, indicateur, rapport, synthèse ou tout autre élément communiqué, importé, saisi, chargé, publié, diffusé, transmis, reçu, traité ou généré dans le cadre de l’utilisation des Services.

« Convention » : la présente convention de services, en ce compris ses annexes et, le cas échéant, l’offre commerciale applicable.

« Données du Client » : l’ensemble des données, informations, fichiers, contenus, paramètres, configurations, exports, imports, tableaux de bord, candidatures, commentaires, votes, validations, rapports, indicateurs et plus généralement tous les éléments introduits, générés, synchronisés, importés, stockés, traités, exploités ou consultables par le Client au moyen des Services.

« Dossier » : tout formulaire, candidature, document, pièce, annexe, rapport, réponse, justificatif, complément d’information ou autre élément soumis, reçu, centralisé, consulté, traité ou suivi par le Client dans le cadre d’un Appel ou d’un Programme.

« Identifiants » : les éléments d’authentification permettant l’accès aux Services, comprenant notamment l’identifiant utilisateur, l’adresse email de connexion, le mot de passe et, le cas échéant, tout autre mécanisme d’authentification ou de sécurité.

« Module » : toute fonctionnalité, brique fonctionnelle, option ou ensemble de Services pouvant être activé séparément ou inclus dans une formule, un abonnement ou une offre commerciale spécifique.

« Page publique » : toute page publique créée par ou pour le Client via SOFIA et accessible en ligne au public, présentant notamment l’identité du Client, sa mission, ses Appels, ses événements, certains indicateurs agrégés, liens, médias ou autres éléments de présentation.

« Parrainage » : mécanisme par lequel le Client financeur prend en charge, en tout ou en partie, l’abonnement à SOFIA d’une association sélectionnée, incluant le cas échéant les frais de transaction liés à la collecte en ligne dans les limites prévues par l’offre applicable.

« Partenaire commercial» : toute personne morale ou physique agissant à titre professionnel, telle qu’un indépendant, une PME, une entreprise ou tout autre prestataire, dont des offres spéciales, avantages, remises, prestations ou contributions peuvent être mises en avant via les Services au bénéfice de Candidats ou bénéficiaires sélectionnés par le Client.

« Plateforme » : la solution logicielle SOFIA, éditée et exploitée par l’Éditeur, accessible à distance via Internet.

« Programme » : tout ensemble structuré d’Appels, de projets, de financements, de bénéficiaires, de suivis, de reportings ou de dispositifs piloté par le Client via les Services.

« Services » : l’ensemble des services, fonctionnalités, modules, outils, interfaces, composants logiciels, prestations d’hébergement, maintenance, support, sauvegarde, analyse, visualisation, import, export et plus généralement toutes prestations proposées par l’Éditeur au Client via SOFIA.

« Avantage complémentaire » : tout avantage non monétaire pouvant être proposé par le Client dans le cadre d’un Appel ou d’un Programme, en complément ou en alternative à un soutien financier, y compris notamment un abonnement à SOFIA pour le bénéficiaire sélectionné, une ristourne, des heures de prestation offertes, un produit gratuit, un accompagnement spécialisé, une aide marketing, juridique, photographique, de communication, d’impression ou tout autre avantage en nature ou en services.

« Soutien financier » : tout financement, cofinancement, subvention, don, mécénat, sponsoring, enveloppe budgétaire ou autre contribution monétaire que le Client annonce, promet, attribue ou envisage d’attribuer dans le cadre d’un Appel ou d’un Programme.

« Utilisateur » : toute personne physique placée sous la responsabilité du Client et autorisée par lui à accéder aux Services.

« Visibilité de parrainage » : la présence du nom, du logo et, le cas échéant, d’un lien cliquable vers le site internet du Client ou toute autre URL communiquée par celui-ci, sur certains supports SOFIA de l’Association parrainée.

Article 2 – Objet de la Convention

La présente Convention a pour objet de définir les conditions dans lesquelles l’Éditeur concède au Client, qui l’accepte :

1. un droit d’accès à la Plateforme dans les conditions ci-après définies ;

2. un droit d’utilisation final, non exclusif, non cessible et non transférable des Services et Modules souscrits ;

3. les prestations associées d’hébergement, de maintenance, de sauvegarde, de support et, le cas échéant, les services additionnels convenus.

La présente Convention ne confère au Client aucun droit de propriété sur la Plateforme, ses composants, ses développements ou ses éléments distinctifs.

Article 3 – Nature et qualification des Services

SOFIA constitue, pour le Client, un outil logiciel de structuration, de pilotage, d’organisation, de sélection, de suivi et de reporting de financements à impact.

Les Services sont fournis en mode SaaS, à distance, via Internet.

La Plateforme ne constitue en aucun cas :

• un conseil juridique, comptable, fiscal, réglementaire ou stratégique ;

• un conseil en investissement ou en allocation de ressources ;

• un outil de décision autonome ;

• un organe de sélection ou d’attribution doté d’un pouvoir propre ;

• un mandataire du Client vis-à-vis des Candidats, bénéficiaires, partenaires, administrations ou autres tiers ;

• une partie aux conventions conclues entre le Client et les Candidats, bénéficiaires ou autres tiers ;

• une garantie de conformité, d’éligibilité, de qualité, de sincérité ou d’exhaustivité des Dossiers soumis ;

• une garantie de visibilité, d’audience, de trafic, de candidatures ou de résultats.

Le Client reconnaît expressément que les Services constituent un outil d’appui opérationnel et d’aide à l’organisation de ses processus internes, sans se substituer à ses choix, à ses validations, à ses obligations propres ni à ses règles internes, sectorielles ou réglementaires.

Toute décision d’attribution, de refus, de présélection, de validation, de conventionnement, de poursuite, de suspension, de contrôle, de demande de complément, de décaissement, de récupération ou de clôture relève exclusivement du Client.

Article 4 – Cycle fonctionnel des Services

Selon l’offre souscrite, les Services peuvent couvrir tout ou partie des trois temps suivants du cycle de financement.

4.1 Présentation, publication et visibilité

La Plateforme peut permettre au Client :

• de créer et publier une Page publique  ;

• de présenter son identité, sa mission, ses axes d’intervention, ses actualités, ses événements ou certains éléments agrégés d’impact ;

• de publier des Appels ;

• de donner une visibilité publique à son profil ou à ses Appels ;

• de disposer d’un lien public et, le cas échéant, d’un QR code pointant vers sa Page publique financeur ou vers un Appel ;

• de bénéficier d’une diffusion ou d’une découvrabilité accrue au sein d’un environnement de visibilité opéré par l’Éditeur.

• de décrire, pour chaque Appel, les formes de soutien proposées, y compris un Soutien financier, lorsqu’il est prévu, ainsi que tout Avantage complémentaire ;

• de mettre en avant, lorsque le Client le souhaite, certains Avantages complémentaires destinés aux Candidats ou bénéficiaires sélectionnés, selon leurs besoins.

4.2 Réception, instruction et collaboration

Selon l’offre applicable, la Plateforme peut permettre au Client :

• de configurer des critères d’éligibilité ;

• de paramétrer des formulaires de candidature ;

• de recevoir des Dossiers ;

• de centraliser, organiser et consulter les candidatures ;

• de communiquer avec les Candidats ;

• d’adresser des demandes de compléments ;

• de partager des documents ;

• de permettre à plusieurs Utilisateurs de consulter les Dossiers ;

• d’ajouter des commentaires, votes, notes, appréciations ou validations internes.

4.3 Suivi, reporting et consolidation

Selon l’offre applicable, la Plateforme peut permettre au Client :

• de suivre les projets financés ;

• de collecter des rapports narratifs ;

• de collecter des rapports financiers ;

• de demander des indicateurs d’impact ;

• de consolider certains indicateurs ;

• de consulter des tableaux de bord par Appel, portefeuille ou Programme ;

• de structurer certaines données utiles au pilotage global de ses financements.

Article 5 – Description des services

5.1 Offres Standards

Les offres standards permettent, selon le périmètre contractuellement convenu, l’accès à des fonctionnalités supplémentaires de gestion, d’instruction, de collaboration, de suivi, de reporting et de pilotage. 

Les offres accessibles et leur conditions opérationnelles et financières sont reprises en annexes.
Dans le cadre du présent contrat le Client souscrit aux offres suivantes pour une durée de 1 ans, renouvelable tacitement par année. Le Client peut renoncer au renouvellement moyennant un préavis de 2 mois signifié sur la plateforme de service elle-même ou par courrier recommandé à l’adresse de l’Editeur.
 

5.2 Offres sur mesure et conditions particulières

Certaines fonctionnalités, configurations ou prestations peuvent faire l’objet de conditions particulières, d’un devis spécifique ou d’une annexe complémentaire.

Article 6 - Parrainage d’associations et visibilité associée

Le Client peut, dans le cadre des Services et selon l’offre applicable, parrainer une ou plusieurs associations.

Le Parrainage peut inclure :

• la prise en charge de l’abonnement à SOFIA pour une durée d’un (1) an ;

• la prise en charge des frais de transaction liés à la collecte en ligne via SOFIA, dans la limite de vingt mille euros (20.000 EUR) de montants collectés sur la période concernée.

En contrepartie, le Client bénéficie d’une Visibilité de parrainage sur certains supports SOFIA de l’Association parrainée, notamment :

• les formulaires de don, de billetterie ou de vente ;

• les emails automatiques générés par la Plateforme ;

• les campagnes de communication envoyées via SOFIA.

Le nom et/ou le logo du Client peuvent être affichés avec un lien cliquable vers le site internet du Client ou toute autre URL qu’il détermine.

Le Client est, pour l’Association parrainée, le seul financeur affiché dans ce cadre de Parrainage.

Le Client reconnaît et accepte que :

• cette visibilité est appliquée de manière standardisée et ne peut faire l’objet d’un paramétrage fin ;

• elle ne lui confère aucun accès aux données de l’Association parrainée ;

• elle ne lui confère aucun droit de validation, de modification ou de contrôle des contenus, campagnes ou communications de l’Association ;

• l’Éditeur n’intervient pas dans la relation entre le Client et l’Association en dehors de la mise à disposition des Services.

Dans l’hypothèse où une association sélectionnée :

• bénéficie déjà d’un financement équivalent ;

• ou ne souhaite pas utiliser SOFIA pour des motifs légitimes,

le Parrainage peut ne pas être mis en œuvre. Le Client peut, sous sa seule responsabilité, réallouer la valeur correspondante sous forme de don ou d’avantage alternatif.

Cette réallocation intervient en dehors de la Plateforme et ne crée aucune obligation ni responsabilité à charge de l’Éditeur.

Article 7 – Services additionnels

L’Éditeur peut proposer des services additionnels distincts des fonctionnalités standard de la Plateforme, soumis à conditions particulières et/ou à une tarification spécifique.

Peuvent notamment relever de tels services additionnels :

• l’assistance à la migration de données ;

• la production d’exports spécifiques ;

• le support renforcé ;

• la formation des équipes du Client ;

• le paramétrage personnalisé ;

• l’accompagnement au déploiement ;

• certaines prestations de configuration avancée, de marque blanche, de multi-entités ou d’intégration.

Lorsque de tels services additionnels sont fournis, ils le sont conformément à la présente Convention, sauf conditions particulières convenues séparément.

Article 8 – Accès aux Services

Le droit d’accès aux Services est strictement réservé au Client et à ses Utilisateurs autorisés.

Le Client peut accéder aux Services, en principe, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, sous réserve :

• des périodes de maintenance planifiée ou non planifiée ;

• des interruptions liées à la sécurité ;

• des incidents techniques ;

• des limitations imposées par des prestataires tiers ;

• des cas de force majeure ;

• des suspensions décidées conformément à la présente Convention.

Le Client reconnaît les aléas techniques inhérents à Internet, aux réseaux de communication, aux logiciels tiers et aux environnements d’hébergement à distance. L’Éditeur ne garantit pas une disponibilité ininterrompue, continue, exempte d’erreur ou de latence des Services.

L’Éditeur met en œuvre des moyens raisonnables, conformes aux standards usuels du secteur, afin d’assurer l’accessibilité générale des Services et de préserver l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des Données du Client.

Article 9 – Identifiants et sécurité des accès

L’accès aux Services s’effectue au moyen d’Identifiants attribués ou activés pour chaque Utilisateur.

Les Identifiants sont personnels, confidentiels et strictement réservés aux personnes autorisées par le Client. Le Client s’engage à veiller à leur conservation confidentielle et à empêcher toute utilisation non autorisée.

Le Client est seul responsable :

• de l’attribution des accès à ses Utilisateurs ;

• du maintien à jour de la liste des personnes autorisées ;

• de la suppression des accès de toute personne ne devant plus accéder aux Services ;

• de toute utilisation des Services réalisée au moyen des Identifiants liés à son compte.

En cas de perte, de vol, de compromission, d’accès suspect ou d’utilisation non autorisée d’Identifiants, le Client en informe l’Éditeur dans les meilleurs délais et prend immédiatement toute mesure utile pour remédier à la situation.

Article 10 – Support et assistance

L’Éditeur assure un support correctif et une assistance raisonnable relatifs à l’utilisation normale des Services, selon les modalités communiquées au Client.

Sauf indication contraire, le support est fourni les jours ouvrables habituels en Belgique, pendant les heures normales de bureau, à l’exclusion des jours fériés légaux belges.

Le support a pour objet d’aider le Client dans l’usage normal des Services et dans la résolution d’éventuelles difficultés techniques. Il n’inclut pas, sauf accord exprès :

• la validation juridique, réglementaire, méthodologique ou stratégique des Appels ;

• la validation de critères, de décisions ou de processus de sélection ;

• la revue de Dossiers ou de pièces soumises par les Candidats ;

• la validation de notes, votes, commentaires, appréciations ou décisions ;

• les prestations de conseil juridique, comptable, fiscal ou stratégique ;

• les développements spécifiques ;

• les demandes exceptionnelles de restauration, de migration ou de retraitement de données.

Article 11 – Obligations générales du Client

Le Client déclare et garantit :

• qu’il est valablement constitué ;

• qu’il agit dans le respect des lois, règlements, règles sectorielles, procédures internes et principes qui lui sont applicables ;

• qu’il dispose de tous droits, autorisations et bases légales nécessaires pour utiliser les Services ;

• que toutes les informations qu’il fournit à l’Éditeur sont exactes, complètes et à jour.

Le Client s’engage à utiliser les Services de manière loyale, diligente, conforme à leur destination et dans le respect de la réglementation applicable.

Le Client est seul responsable :

• de l’usage qu’il fait des Services ;

• de ses Appels, critères, formulaires, documents, Pages publiques financeur et contenus publiés ;

• des actes et omissions de ses Utilisateurs ;

• de ses décisions et de leurs conséquences ;

• des relations qu’il entretient avec les Candidats, bénéficiaires, partenaires, cofinanceurs, jurys, experts, administrations et autres tiers.

Le Client demeure seul responsable du respect de ses obligations de transparence, d’égalité de traitement, de non-discrimination, de motivation, de traçabilité, d’archivage, de gouvernance ou de procédure, lorsqu’elles lui sont applicables.

Article 12 – Pages publiques financeur, publication et visibilité

Lorsque cette fonctionnalité est incluse dans l’offre applicable, le Client peut créer et administrer une Page publique financeur accessible au grand public.

Cette page peut notamment comporter :

• le nom, le logo et la présentation du Client ;

• sa mission ou ses axes de soutien ;

• ses Appels ;

• ses événements ;

• certains indicateurs ou éléments d’impact agrégé ;

• des liens, médias, visuels ou autres contenus ;

• un lien public ou un QR code permettant d’y accéder.

Le Client est seul responsable :

• des contenus publiés sur sa Page publique financeur ;

• de leur exactitude ;

• de leur caractère public ;

• de leur conformité aux droits des tiers et à la réglementation applicable ;

• de la manière dont il diffuse, imprime ou exploite le lien ou le QR code associé.

L’Éditeur ne garantit ni le trafic, ni la visibilité, ni l’audience, ni les candidatures, ni l’impact commercial, institutionnel ou réputationnel résultant de cette page publique.

Toute création de profil ou d’Appel peut donner lieu à une publication, une indexation, une reprise, une mise en avant ou une visibilité sur un environnement de diffusion lié à l’Éditeur, sauf paramétrage ou stipulation contraire.

Article 13 – Appels, Dossiers et contenu transmis par les Candidats

La Plateforme peut héberger des formulaires, Dossiers, pièces, réponses, rapports et autres éléments soumis par des Candidats dans le cadre d’un Appel ou d’un Programme.

L’Éditeur ne garantit ni le nombre, ni la qualité, ni la diversité, ni la pertinence des candidatures reçues par le Client.

L’Éditeur ne vérifie jamais l’exactitude, la sincérité, l’exhaustivité, l’authenticité, la validité ou la conformité des Dossiers ou documents transmis par les Candidats, sauf mission expresse et distincte convenue par écrit.

Les Candidats restent seuls responsables des informations, documents, déclarations, données et pièces qu’ils soumettent.

Le Client est seul responsable :

• de la manière dont il utilise, partage, lit, interprète et exploite les Dossiers reçus ;

• des suites données aux candidatures ;

• de ses demandes de compléments ;

• de ses évaluations, commentaires, votes, validations et décisions.

Lorsque le Client publie un Appel externe, il reconnaît que les candidatures sont recueillies hors de SOFIA et que l’Éditeur n’assure, à ce titre, aucun suivi des candidatures, aucun hébergement de Dossiers, aucune traçabilité de l’instruction ni aucun reporting lié à ces candidatures.

Le Client est seul responsable de la description, de la portée, des conditions d’octroi, de la disponibilité effective, des critères d’éligibilité, des modalités d’attribution et de l’exécution de tout Soutien financier ou Avantage complémentaire annoncé dans un Appel ou un Programme.

L’Éditeur n’est pas responsable de la réalité, de la disponibilité, de la conformité, de la qualité, de l’adéquation aux besoins des bénéficiaires, ni de la bonne exécution de tout Soutien financier ou Avantage complémentaire promis, proposé ou accordé par le Client ou par tout Partenaire offreur.

Article 14 – Soutiens financiers, avantages complémentaires et offres de tiers

Dans le cadre d’un Appel ou d’un Programme, le Client peut, via les Services, indiquer qu’il prévoit d’octroyer aux Candidats ou bénéficiaires sélectionnés un Soutien financier, à titre principal ou prioritaire, ainsi que d’éventuels Avantages complémentaires.

Les Services peuvent notamment permettre d’inclure ou de mettre en avant, à titre standard ou optionnel :

• l’octroi d’un abonnement à SOFIA au bénéfice d’une ou plusieurs associations sélectionnées ;

• la mise en avant d’offres spéciales proposées par des Partenaires offreurs ;

• des ristournes, heures de prestation offertes, produits gratuits, accompagnements spécialisés ou autres avantages en nature ou en services.

Le Client demeure seul responsable :

• du contenu de ces offres ;

• de leur présentation ;

• de leur caractère exact et non trompeur ;

• de leurs conditions d’octroi ;

• de la sélection des bénéficiaires ;

• de la coordination éventuelle avec tout Partenaire offreur ;

• de l’exécution effective de ce qui est annoncé.

Les Partenaires offreurs demeurent seuls responsables des offres, biens, services, remises, prestations ou avantages qu’ils proposent ou exécutent.

L’Éditeur n’est ni partie, ni intermédiaire, ni garant de la relation entre le Client, les bénéficiaires sélectionnés et tout Partenaire offreur. L’Éditeur ne garantit ni la disponibilité, ni la qualité, ni l’adéquation, ni la bonne exécution des avantages ou prestations proposés par ces tiers.

Article 15 – Communications, demandes de compléments et partage de documents

Le Client peut utiliser les Services pour communiquer avec les Candidats, adresser des demandes de compléments, transmettre des notifications ou partager certains documents.

Le Client demeure seul responsable :

• du contenu des messages adressés ;

• des destinataires sélectionnés ;

• du calendrier des envois ;

• de la base légale applicable ;

• de la conformité de ses communications à la réglementation applicable ;

• des conséquences de ses demandes, échanges, notifications ou transmissions documentaires.

L’Éditeur n’exerce aucun contrôle préalable systématique sur les communications du Client. Il se réserve toutefois le droit, lorsqu’il estime raisonnablement qu’un Contenu ou un usage est illicite, dangereux, frauduleux, contraire à la présente Convention ou susceptible d’engager sa responsabilité, de suspendre l’accès au Contenu concerné, de le retirer, de suspendre les Services ou de demander au Client d’y remédier sans délai.

Article 16 – Commentaires, votes, validations et collaboration

La Plateforme peut permettre à plusieurs Utilisateurs du Client de consulter des Dossiers, d’y associer des commentaires, d’exprimer des votes, de renseigner des appréciations ou de procéder à certaines validations internes.

Le Client reconnaît et accepte que :

• ces fonctionnalités ont pour objet de faciliter l’organisation, la collaboration et la traçabilité internes ;

• le scoring, lorsqu’il existe, est défini par le Client ;

• l’Éditeur n’élabore pas les critères de fond du scoring ;

• les votes, validations, commentaires, statuts ou appréciations affichés dans la Plateforme n’ont pas, par eux-mêmes, de valeur juridique autonome en dehors du processus interne du Client ;

• il appartient exclusivement au Client de déterminer la portée interne ou externe qu’il entend donner à ces éléments.

L’Éditeur n’assume aucune responsabilité quant à l’interprétation, la portée, l’opposabilité, la régularité ou les effets des commentaires, votes, validations, appréciations ou processus internes utilisés par le Client.

Article 17 – Diffusion des Appels et visibilité étendue

La Plateforme peut permettre au Client de publier ou diffuser certains Appels auprès d’un réseau d’associations, d’organisations ou d’acteurs pertinents, ou de leur donner une visibilité accrue.

Une telle diffusion ou visibilité ne constitue pas une garantie :

• de réception d’un nombre minimal de candidatures ;

• de diversité des candidatures ;

• de qualité des Dossiers ;

• d’adéquation entre les candidatures reçues et les objectifs du Client ;

• de résultat, de taux de conversion ou d’engagement.

Lorsque la Plateforme suggère des associations ou organisations potentiellement pertinentes sur la base de thématiques, critères ou paramètres fournis par le Client, ces suggestions sont purement indicatives et n’emportent aucune recommandation, validation ou garantie de pertinence.

Article 18 – Analyses, synthèses, automatisations et intelligence artificielle

La Plateforme peut proposer, afficher, suggérer ou générer certains résultats, visualisations, synthèses, textes, résumés, analyses, comparaisons, brouillons de messages, suggestions de structure, commentaires préparatoires, indicateurs, rapprochements ou autres éléments, au moyen :

• de calculs internes ;

• de règles de traitement ;

• de systèmes automatisés ;

• de technologies algorithmiques ;

• de fonctionnalités d’intelligence artificielle.

Ces éléments sont fournis à titre purement informatif, indicatif et préparatoire.

L’Éditeur ne garantit en aucun cas :

• leur exactitude ;

• leur exhaustivité ;

• leur pertinence ;

• leur neutralité complète ;

• leur adéquation aux besoins spécifiques du Client ;

• leur conformité à une situation juridique, réglementaire, sectorielle ou procédurale particulière ;

• leur valeur de recommandation ou de validation.

Le Client reconnaît expressément que tout contenu, analyse ou suggestion généré ou assisté par intelligence artificielle peut être incomplet, inexact, ambigu, partiel, obsolète ou inadapté.

Le Client demeure seul responsable de la vérification, de la validation, de la modification, de la complétion, de l’interprétation et de l’utilisation finale de tout contenu ou résultat généré ou assisté par les Services.

Aucun contenu généré via SOFIA ne saurait être assimilé à une recommandation d’attribution, à une validation d’éligibilité, à une recommandation de rejet, à une instruction de gestion ni à une décision.

Article 19 – Clause de non-reliance

Le Client reconnaît expressément qu’il ne conclut pas la présente Convention en se fondant sur une garantie de résultat, une promesse de performance, une garantie de qualité ou de quantité des candidatures, une optimisation certaine de ses processus, une conformité automatique à ses obligations internes ou sectorielles, une absence totale d’erreur ou une capacité autonome de décision de la Plateforme.

Le Client reconnaît en particulier ne pas se reposer exclusivement sur les Services, les analyses, les indicateurs, les synthèses, les automatisations, les suggestions ou les fonctionnalités d’intelligence artificielle pour prendre ses décisions d’ouverture, de sélection, d’attribution, de conventionnement, de financement, de contrôle, de suspension, de communication ou de clôture.

Il appartient au Client, sous sa seule responsabilité, de procéder à toutes validations humaines, vérifications, arbitrages, consultations et contrôles utiles avant toute décision ou communication.

Article 20 – Reporting, rapports et indicateurs

SOFIA peut permettre au Client de collecter, stocker, structurer, afficher, exporter ou partager des rapports narratifs, rapports financiers, indicateurs financiers, indicateurs d’impact ou autres données de suivi.

L’Éditeur ne procède à aucune vérification de fond sur la réalité, l’exactitude, la sincérité, l’exhaustivité, la pertinence ou l’actualité des données communiquées par les Candidats, bénéficiaires ou autres tiers.

Les consolidations, graphiques, tableaux de bord, synthèses ou visualisations produits par la Plateforme dépendent des données fournies, importées, structurées ou validées dans les Services.

Le Client demeure seul responsable :

• de la méthode selon laquelle il collecte et interprète ces éléments ;

• de l’usage qu’il en fait ;

• de leur partage à des tiers ;

• des conclusions ou décisions qu’il en tire.

Certaines données financières reçues ou certains rapports d’impact peuvent, selon les cas, avoir un caractère public ; d’autres peuvent être confidentiels. Il appartient au Client de déterminer, sous sa responsabilité, les règles de diffusion, de consultation et de confidentialité applicables.

Article 21 – Confidentialité des Dossiers, rapports et échanges internes

Le Client s’engage à traiter avec un niveau de confidentialité approprié les Dossiers, documents, réponses, éléments financiers, rapports, pièces justificatives, commentaires internes, votes, appréciations, validations, échanges d’instruction et plus généralement toute information non publique consultée ou traitée via les Services.

Le Client veille à ce que ses Utilisateurs respectent des obligations de confidentialité au moins équivalentes.

Sauf base légale, autorisation, obligation réglementaire ou finalité expressément prévue par le Programme concerné, le Client s’interdit :

• d’utiliser les Dossiers et informations reçus à des fins étrangères au Programme ou à l’Appel concerné ;

• d’exporter ou de réutiliser les données hors des finalités du Programme ;

• de communiquer à des tiers non autorisés des informations non publiques soumises par des Candidats ou bénéficiaires ;

• de diffuser à l’extérieur du cercle des personnes autorisées les commentaires, appréciations, votes, validations ou éléments d’instruction internes.

L’Éditeur s’engage, pour sa part, à préserver la confidentialité raisonnable des informations non publiques du Client dans les limites nécessaires à l’exécution des Services, sous réserve des accès requis pour l’hébergement, la maintenance, le support, la sécurité, les sous-traitants autorisés et les obligations légales.

Article 22 – Données personnelles et conformité

Dans la mesure où l’Éditeur traite des données à caractère personnel pour compte du Client, les Parties conviennent que ces traitements sont encadrés par un Accord sur le Traitement des Données annexé à la présente Convention.

Les données sont hébergées sur une infrastructure située dans l’Union européenne, notamment sur Azure EU, sous réserve des sous-traitants autorisés et des modalités précisées dans ledit accord.

Le Client demeure seul responsable, lorsqu’il y a lieu :

• de la base légale de collecte, consultation, réception, partage, exploitation, export et conservation des données à caractère personnel consultées ou traitées via les Services ;

• du respect des obligations d’information, de transparence, de limitation des finalités, de durée de conservation et de sécurité qui lui incombent ;

• de la licéité des traitements qu’il met en œuvre via la Plateforme.

Article 23 – Relations entre le Client et les Candidats ou bénéficiaires

SOFIA n’est ni partie, ni bénéficiaire, ni garante des relations juridiques, contractuelles, administratives, financières ou opérationnelles entre le Client et les Candidats, bénéficiaires, associations, partenaires ou autres tiers.

Les obligations du Client envers les Candidats et bénéficiaires sont déterminées exclusivement par ses propres documents, règlements, Appels, conventions, décisions, politiques ou engagements.

Il appartient au Client, seul, de rédiger, négocier, conclure, faire appliquer et exécuter toute convention, tout règlement, toute décision ou tout acte relatif à ses financements ou Programmes.

Article 24 – Activités interdites

Le Client s’interdit notamment de :

• utiliser les Services à des fins illicites, frauduleuses ou contraires à l’ordre public ;

• porter atteinte aux droits de tiers, notamment aux droits de propriété intellectuelle, au droit à la vie privée, aux droits de la personnalité ou à la réputation ;

• utiliser les Services d’une manière discriminatoire ou manifestement contraire aux obligations légales qui lui incombent ;

• détourner les Services de leur finalité ;

• utiliser les Services au moyen de scripts, robots, dispositifs automatisés ou moyens non autorisés ;

• contourner, neutraliser, tester ou compromettre les dispositifs de sécurité ;

• perturber le fonctionnement normal des Services ;

• introduire tout code malveillant, virus, mécanisme de collecte clandestine, cheval de Troie ou autre élément nuisible ;

• procéder à une extraction massive ou anormale de Données ;

• copier, reproduire, adapter, traduire, décompiler, désassembler, procéder à l’ingénierie inverse ou tenter d’accéder au code source de tout ou partie de la Plateforme, sauf autorisation impérative prévue par la loi ;

• revendre, sous-licencier, céder, louer, mettre à disposition ou exploiter les Services pour le compte de tiers hors du cadre permis par la présente Convention ;

• utiliser les Services pour développer un produit ou service concurrent ou pour nourrir des systèmes concurrents.

Article 25 – Usage raisonnable, contrôle des abus et audit technique

Le Client s’engage à faire un usage raisonnable, proportionné et conforme à la destination des Services.

L’Éditeur peut mettre en place des mécanismes techniques ou organisationnels destinés à détecter, prévenir ou limiter les usages anormaux, abusifs, frauduleux, excessifs ou susceptibles de porter atteinte :

• à la sécurité de la Plateforme ;

• à sa stabilité ;

• à la qualité de service des autres clients ;

• aux droits de l’Éditeur ou de tiers.

Lorsque des indices sérieux d’un tel usage existent, l’Éditeur peut :

• adresser une demande d’explications au Client ;

• limiter temporairement certaines fonctionnalités ;

• suspendre certains accès ;

• imposer des mesures correctrices raisonnables ;

• procéder à des vérifications techniques sur les journaux, métadonnées d’usage, volumes, flux ou paramètres concernés.

Ces vérifications ne sauraient être interprétées comme une obligation générale de surveillance à charge de l’Éditeur.

Article 26 – Facturation et conditions financières

Les Services sont fournis selon l’offre commerciale souscrite par le Client.

Les conditions détaillées applicables au Client sont celles figurant dans l’offre commerciale acceptée par celui-ci ou, à défaut, dans les conditions tarifaires en vigueur communiquées par l’Éditeur.

Des frais de setup, de paramétrage, de formation, de migration, d’export ou de support renforcé peuvent être facturés en sus selon l’offre ou les prestations convenues.

Sauf convention particulière contraire, les abonnements sont annuels.

Les factures émises par l’Éditeur sont payables dans les trente (30) jours calendrier de leur date d’émission.

Toute réclamation relative à une facture doit être notifiée par écrit dans les trente (30) jours calendrier de sa date d’émission. À défaut, la facture est réputée définitivement acceptée.

Toute contestation n’autorise en aucun cas le Client à suspendre le paiement des montants non sérieusement contestés.

En cas de non-paiement total ou partiel à l’échéance, toute somme impayée produira, de plein droit et sans mise en demeure préalable, des intérêts de retard au taux prévu par la législation belge applicable en matière de retard de paiement dans les transactions commerciales, à compter de la date d’échéance jusqu’au complet paiement.

L’Éditeur se réserve également le droit :

• de suspendre tout ou partie des Services après rappel raisonnable ;

• d’exiger le paiement immédiat de toutes sommes dues ;

• de refuser toute nouvelle activation de Module ou prestation ;

• de résilier la Convention dans les conditions prévues à l’Article 30.

Article 27 – Évolution de la Plateforme et modification des Services

Le Client reconnaît que SOFIA est une plateforme évolutive.

L’Éditeur se réserve le droit, à tout moment, de corriger, améliorer, faire évoluer, modifier, remplacer, retirer, réorganiser ou compléter tout ou partie des Services, de leurs interfaces, de leurs fonctionnalités, de leurs méthodes de fonctionnement, de leur structure, de leurs dénominations ou de leurs composants techniques, pour des raisons notamment techniques, de sécurité, réglementaires, ergonomiques, commerciales ou liées à l’évolution du produit.

Ces évolutions ne donnent droit à aucune indemnité, sauf si elles privent substantiellement le Client d’une fonctionnalité essentielle expressément convenue comme déterminante dans l’offre applicable.

Article 28 – Sauvegardes, maintenance et restauration

L’Éditeur met en œuvre des mesures de sauvegarde raisonnables dans le cadre normal de l’exploitation des Services.

Toutefois, l’Éditeur ne garantit pas la disponibilité permanente de copies exploitables pour toute date, toute version ou toute granularité de restauration souhaitée par le Client.

Les opérations de restauration sollicitées à la demande du Client, lorsqu’elles sont techniquement possibles, peuvent faire l’objet d’une facturation spécifique.

Le Client demeure responsable de ses propres obligations de conservation, d’archivage, d’export, de sauvegarde externe et de maîtrise de ses données, en fonction de ses besoins internes et de ses obligations légales.

Article 29 – Propriété intellectuelle

29.1 Droits sur la Plateforme et les Services

Tous les droits de propriété intellectuelle relatifs à la Plateforme, aux Services, à leur architecture, leur structure, leur arborescence, leurs interfaces, leur ergonomie, leurs textes standard, leurs bases de code, leurs éléments graphiques, leurs modèles, leurs logiques fonctionnelles, leurs documentations, leurs marques, dénominations, signes distinctifs, méthodes, développements, améliorations, correctifs, évolutions et plus généralement à tout élément conçu, fourni ou exploité par l’Éditeur, appartiennent exclusivement à l’Éditeur ou à ses concédants.

La présente Convention n’opère aucun transfert de droits de propriété intellectuelle au profit du Client.

Le Client ne bénéficie que d’un droit d’usage limité, personnel, révocable, non exclusif, non cessible et non transférable, strictement nécessaire à l’utilisation des Services conformément à leur destination et à la présente Convention.

29.2 Droits du Client sur ses Données

Sous réserve des droits de l’Éditeur sur la Plateforme elle-même, le Client conserve les droits qu’il détient sur ses Données et Contenus.

Le Client concède toutefois à l’Éditeur, pour la durée de la Convention et dans la mesure nécessaire à l’exécution des Services, un droit non exclusif d’héberger, reproduire, traiter, afficher, organiser, convertir, analyser, sauvegarder, transmettre techniquement et exploiter les Données du Client aux seules fins :

• de fournir les Services ;

• d’assurer le support, la maintenance et la sécurité ;

• de permettre les traitements demandés par le Client ;

• de satisfaire aux obligations légales ou contractuelles de l’Éditeur.

29.3 Retours et suggestions

Toute suggestion, idée, recommandation, retour d’expérience, proposition d’amélioration, commentaire fonctionnel ou contribution transmise par le Client ou ses Utilisateurs relativement aux Services pourra être librement utilisée, intégrée, adaptée, exploitée et incorporée par l’Éditeur, sans restriction ni indemnité.

Article 30 – Références commerciales

Sauf opposition écrite préalable ou ultérieure du Client, l’Éditeur pourra faire usage du nom, du logo et de la qualité du Client à titre de référence commerciale, sur son site, dans ses supports commerciaux, ses présentations ou ses communications institutionnelles, dans le respect raisonnable de l’image du Client.

Article 31 – Suspension et résiliation

L’Éditeur peut suspendre immédiatement, totalement ou partiellement, l’accès aux Services, sans indemnité, lorsqu’il estime raisonnablement qu’une telle mesure est nécessaire en cas notamment :

• de non-paiement ;

• de violation de la présente Convention ;

• d’usage illicite, frauduleux ou abusif ;

• d’atteinte ou de risque d’atteinte à la sécurité ;

• de communication d’informations inexactes ou trompeuses ;

• de manquement aux exigences de conformité ;

• de demande, injonction, alerte ou contrainte émanant d’un prestataire critique ou d’une autorité compétente ;

• de risque réputationnel ou juridique sérieux pour l’Éditeur.

La Convention est conclue pour une durée initiale d’un (1) an à compter de sa prise d’effet. Elle est ensuite renouvelée tacitement pour des périodes successives d’un (1) an, sauf dénonciation écrite par l’une des Parties moyennant un préavis d’au moins trente (30) jours avant l’échéance de la période en cours.

En cas de résiliation anticipée à l’initiative du Client avant le terme de la période annuelle en cours, l’intégralité des montants restant dus au titre de cette période demeure exigible, sauf stipulation contraire expresse dans l’offre applicable.

Article 32 – Fin de contrat, export et suppression des données

Pendant la durée de la relation contractuelle, le Client peut exporter certaines de ses Données via les fonctionnalités standard proposées par la Plateforme.

À l’issue de la relation contractuelle, les Données du Client restent en principe accessibles jusqu’au terme effectif du contrat ou de la période contractuelle en cours, sous réserve des cas de suspension ou de résiliation pour motif grave.

À l’expiration de cette période, l’Éditeur pourra procéder à la suppression des Données du Client selon ses procédures internes et ses obligations légales, sans obligation de conservation prolongée au-delà des durées raisonnablement nécessaires.

Toute demande d’export spécifique, d’assistance à migration, de reprise exceptionnelle, de conversion ou de traitement manuel particulier pourra être facturée.

Article 33 – Responsabilité et limitation de responsabilité

L’Éditeur est tenu d’une obligation de moyens.

L’Éditeur ne pourra être tenu responsable des dommages, pertes, coûts ou conséquences résultant notamment :

• du contenu, de la qualité ou de la sincérité des Dossiers soumis par les Candidats ;

• de l’absence de candidatures, d’un nombre insuffisant de candidatures ou de candidatures inadaptées ;

• de la visibilité, du trafic, de l’audience ou des performances d’une Page publique financeur ou d’un Appel ;

• des choix, validations, paramétrages, critères, notations, décisions ou interprétations du Client ;

• des commentaires, votes, validations ou processus internes du Client ;

• des contenus ou analyses générés ou assistés par intelligence artificielle ;

• des relations entre le Client et les Candidats, bénéficiaires, partenaires, financeurs ou autres tiers ;

• des obligations légales, sectorielles ou procédurales propres au Client ;

• des services, décisions ou indisponibilités de prestataires tiers ;

• des incidents liés à Internet, aux réseaux ou à l’environnement technique du Client ;

• de la perte de données imputable à une mauvaise manipulation du Client ou non signalée dans un délai raisonnable ;

• de tout dommage indirect.

Sont notamment considérés comme dommages indirects, sans que cette liste soit limitative :

• perte de financement ;

• perte d’opportunité ;

• perte de chance ;

• atteinte à l’image ;

• atteinte à la réputation ;

• perte d’exploitation ;

• manque à gagner ;

• coûts de remplacement ou de reconstitution non directement imputables à une faute prouvée de l’Éditeur.

En toute hypothèse, la responsabilité totale cumulée de l’Éditeur, toutes causes confondues, est limitée au montant effectivement payé par le Client au titre des Services au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur de responsabilité.

Pour les Clients n’ayant acquitté aucun montant au cours des douze (12) mois précédents, la responsabilité totale cumulée de l’Éditeur est, en toute hypothèse, limitée à un montant forfaitaire maximum de 100 EUR, sauf faute lourde ou dolosive là où une telle limitation ne serait pas légalement admise.

Aucune stipulation de la présente Convention n’exclut ou ne limite la responsabilité d’une Partie lorsqu’une telle exclusion ou limitation est interdite par la loi applicable.

L’Éditeur ne garantit ni l’impact, ni la visibilité effective, ni les retombées économiques, communicationnelles ou réputationnelles liées à la Visibilité de parrainage.

Il n’assume aucune responsabilité quant à la réallocation du Parrainage en dehors de SOFIA lorsque celui-ci n’est pas mis en œuvre.

Article 34 – Garantie et indemnisation par le Client

Le Client indemnisera, défendra et tiendra l’Éditeur indemne de toute réclamation, action, demande, condamnation, coût, dommage, amende, sanction, perte, dépense ou frais, y compris honoraires raisonnables de conseil, résultant de ou liés à :

• une violation de la présente Convention par le Client ou ses Utilisateurs ;

• un usage illicite, abusif ou non conforme des Services ;

• une violation des droits d’un tiers ;

• un Appel, un Dossier, une communication, une Page publique financeur, un document ou une décision illicite, trompeuse, discriminatoire ou non autorisée ;

• un manquement du Client à ses obligations légales, réglementaires, sectorielles ou procédurales ;

• un litige entre le Client et un Candidat, bénéficiaire, partenaire, expert, cofinanceur ou tout autre tiers.

Article 35 – Force majeure

Aucune Partie ne pourra être tenue responsable d’un retard ou d’une inexécution résultant d’un événement échappant raisonnablement à son contrôle et présentant les caractéristiques de la force majeure ou d’un empêchement légitime, y compris notamment panne généralisée, cyberattaque majeure, interruption d’un prestataire critique, catastrophe naturelle, conflit social, mesure administrative, guerre, pandémie, défaillance d’infrastructure ou indisponibilité généralisée de réseau.

La Partie concernée en informera l’autre dans un délai raisonnable et mettra en œuvre les efforts raisonnables pour limiter les effets de la situation.

Article 36 – Dispositions diverses

La présente Convention, avec ses Annexes, exprime l’intégralité de l’accord entre les Parties et remplace tout accord antérieur ayant le même objet.

Si une stipulation de la Convention était déclarée nulle, inapplicable ou inefficace, les autres stipulations conserveraient leur plein effet.

Le fait pour une Partie de ne pas se prévaloir à un moment donné d’une stipulation de la Convention ne saurait être interprété comme une renonciation à s’en prévaloir ultérieurement.

Le Client ne peut céder tout ou partie de la Convention sans l’accord écrit préalable de l’Éditeur.

Les intitulés d’articles ne valent que pour commodité et n’affectent pas l’interprétation du texte.

Article 37 – Droit applicable et juridiction compétente

La présente Convention est régie par le droit belge.

Tout litige relatif à la validité, l’interprétation, l’exécution ou la cessation de la présente Convention relèvera de la compétence exclusive des tribunaux francophones de Bruxelles, sous réserve des règles impératives applicables.

Annexes

Annexe 1 – Offre applicable / conditions tarifaires - Le cas échéant, celle-ci aura été remise séparément
Annexe 2 – Accord sur le Traitement des Données - Remise à la demande